Reunirse con clientes, colaboradores, proveedores implica, aun hoy, desplazarse para ese encuentro, en el mejor de los casos, unos pocos kilómetros y muchas veces un asumido periplo entre aeropuertos, hoteles, taxis, con el consecuente gasto de tiempo y dinero. Hace tiempo que la tecnología nos permite resolver desde nuestro despacho o sala de reuniones, pero las presenciales, de siempre, han salido ganando por múltiples razones, una de ellas esa cultura del presencialismo tan arraigada en muchos países, imprescindible para muchas cosas, prescindible para otras tantas.
Los encuentros virtuales de negocios internacionales, en cualquier caso, son más dificultosos, para empezar porque entran en juego factores ajenos al asunto que nos reúne. A las habilidades propiamente comunicativas, que no son muy diferentes de las de la reunión presencial, hay que añadir las tecnológicas y adaptar las organizativas y las propias del nuevo escenario.
En base a mi experiencia, quisiera compartir algunos consejos prácticos que favorecen el buen desarrollo y efectividad de esas videoconferencias internacionales en el ámbito de los negocios.
1. Para preservar la efectividad y fluidez del encuentro remoto sería aconsejable que el número de participantes no superara la decena y que el encuentro no se prolongara más allá de una hora, dado que los niveles de atención, capacidad de reacción, efectividad en el discurso se verían mermados por el agotamiento, más aún si el idioma utilizado no es el materno, que para muchos, si no para todos, no lo será. Si se excede este tiempo, un break a tiempo servirá a todos para despejar y retomar con energía.
2. Para el promotor de esta reunión virtual será necesaria una detallada planificación así como claridad en los objetivos de la misma. Esto requiere un trabajo previo de organización y preparación, también en el idioma, de modo que el planteamiento sea preciso y no dé lugar a otras interpretaciones o largas aclaraciones.
3. Cada participante ha de tener su rol bien definido, y la reunión, en ese sentido, debe prepararse.
4. Es aconsejable apoyar las intervenciones en documentos visuales, dinámicos, que refuercen el mensaje y mantengan la atención. Nuevamente, trabajo previo de concisión y exactitud en los términos. Recursos visuales hay muchos y accesibles.
Metidos en harina, hay ciertos asuntos formales que no se pueden descuidar y que generan un entorno cómodo, alivian tensión sin restar formalidad y diluyen la frialdad del escenario virtual. Favorecen, en definitiva, una cercanía y cordialidad que sin duda no es mal caldo de cultivo para el entendimiento. Y son estos:
– Estricta puntualidad en la llegada, es más, el promotor de la reunión debiera estar conectado unos minutos antes para ir saludando y dando una corta bienvenida al resto de participantes según se van conectando.
Hello, Mr. Smith. Good morning, Mrs. Norman.
– Saludados todos, es preciso la comprobación de cuestiones técnicas.
“Can you hear me?” “Can you see me?”
En caso de problemas, pedir asistencia de inmediato y una vez resueltos agradecer la paciencia.
– Arranca la reunión propiamente dicha y ha de hacerlo con la bienvenida de su promotor, que incluye el saludo, la presentación de uno mismo y de sus acompañantes y el agradecimiento a todos por su asistencia.
Good morning. I hope you had a nice weekend. I am Mrs. Rodriguez, head of the Business Development Area of the company. Here on my right you see Mrs.Gonzalez, head of the Financial Area. We would like to thank you for attending this meeting.
– Es el momento de plantear el motivo que nos reúne, resumen del orden del día o bloques temáticos previstos para la reunión que previamente han debido de ser adelantados por email a todos los participantes.
“I’d like to talk about X, Y, and Z.” “I’d like to review X, Y, and Z in this call.”
– Es necesario informar y pedir paciencia en los momentos en los que se están realizando cuestiones técnicas, como compartir pantalla.
– En el turno de exposición, es conveniente resumir primero las grandes líneas que se desarrollarán a continuación y, terminada la misma, solicitar preguntas o comentarios. Dar las gracias por esas preguntas y atenderlas.
– En caso de que hubiera comentarios o preguntas en el chat, han de leerse en voz alta, solicitar aclaración si fuera necesario, dar las gracias y responder.
– Finalmente, agradecimiento, resumen y próximos pasos:
“I appreciate your time going over X, Y, and Z with you.”
‟ We will contact you next week.”
– Despedida
I wish you a nice day.
“Bye” o “Goodbye.”
La educación nunca es un exceso, como tampoco la consideración. En encuentros internacionales, dar las gracias por la pregunta, por la respuesta, por estar, por esperar, por haber venido… son un MUST. El uso del verbo en condicional suaviza nuestro estilo tan directo que es considerado rudo y agresivo.